AYUDANTE EJECUTIVO DEL GERENTE GENERAL

Definición del puesto de servicio

El AYUDANTE EJECUTIVO DEL GERENTE GENERAL (Página S106 Manual de servicios) es responsable de garantizar el adecuado funcionamiento, seguridad y conservación de las instalaciones físicas, asegurando que los espacios de trabajo se encuentren en condiciones óptimas para el desarrollo de las actividades administrativas y de servicio en conjunto con la gerencia.

Dentro de sus responsabilidades se incluye la coordinación de tareas logísticas, reparaciones, compras menores y la supervisión de servicios de apoyo relacionados con la infraestructura.

Cabe señalar que este puesto de servicio constituye un apoyo directo a Gerencia. En caso de que eventualmente no hubiera un servidor designado para estas funciones, dichas responsabilidades deberán ser asumidas por la Gerencia.

Funciones principales

1. Mantención general y logística

   • Coordinar y supervisar labores de mantención preventiva y correctiva de las instalaciones, tanto con personal interno como externo.

   • Asegurar el buen estado de los espacios físicos, mobiliario, equipos eléctricos, sanitarios y de conectividad básica (internet, redes, iluminación, etc.).

   • Proponer mejoras en infraestructura y equipamiento que contribuyan al funcionamiento eficiente de la OSG.

2. Servicios de limpieza

   • Coordinar los servicios de limpieza internos o externos, según corresponda.

   • Informar al Comité de Servicios sobre el estado de higiene y solicitar recursos económicos cuando sea necesario, tramitando la autorización con la instancia correspondiente.

3. Gestión de llaves y accesos

   • Administrar y controlar las llaves de los distintos espacios de la OSG.

   • Mantener un registro actualizado de los responsables de cada juego de llaves, informando a Gerencia y al Comité de Servicios.

   • Reportar de inmediato cualquier irregularidad, extravío o situación que comprometa la seguridad de los accesos.

4. Compras menores y caja chica

   • Organizar y administrar una caja chica destinada a compras menores necesarias para la mantención.

   • Coordinar con el Comité de Finanzas la rendición de gastos y la reposición de fondos.

5. Comunicación e informes

   • Informar de manera oportuna, vía correo electrónico, a Gerencia y al Comité de Servicios sobre cualquier inconveniente o situación que requiera medidas preventivas o correctivas.

   • Elaborar un informe mensual de las actividades y gestiones realizadas, el cual será presentado al Comité de Servicios y posteriormente remitido a la Junta de Servicios Generales (JDSG) junto con los demás subcomités.

6. Gestión de reparaciones y/o nuevas implementaciones.

   • Coordinar y supervisar trabajos de reparación o instalación realizados por contratistas externos, asegurando el cumplimiento de plazos y estándares de calidad.

   • Evaluar y proponer alternativas de proveedores de servicios para optimizar costos y resultados.

7. Seguridad y prevención

   • Supervisar el cumplimiento de normas básicas de seguridad (eléctrica, sanitaria, contra incendios) 

   • Sugerir mejoras relacionadas con prevención de riesgos y seguridad del personal y las instalaciones, informando vía
     correo y en el informe mensual sobre estas emergencias.

8. Control de inventario

   • Mantener actualizado el inventario de herramientas, equipos e insumos destinados a la mantención de la OSG.

   • Informar oportunamente sobre las necesidades de reposición o adquisición de materiales para el buen funcionamiento
     de la OSG.

   • Supervisar, en conjunto con Gerencia, la entrega de insumos y equipos utilizados en eventos (por ejemplo: parlantes, proyectores, entre otros), asegurando que se registre adecuadamente en el formato de acta destinado para dichos fines.

9. Apoyo logístico a actividades

   • Colaborar en la organización logística de eventos, reuniones o actividades que se desarrollen en la OSG, asegurando la disponibilidad y buen estado de los espacios y recursos necesarios.

10. Distribución oportuna de los pedidos de la literatura a través de un Registro de los pedidos y entregas.

    • Gestión del material defectuoso en las bodegas de la OSG y reportar oportunamente a la imprenta antes de su comercialización.

    • Elaborar notas de débito o crédito, según corresponda.

    • Informar al Comité de Literatura y finanzas de la JSG sobre cualquier anomalía detectada en el material disponible para la venta.

Correo institucional

El canal oficial de comunicación será el correo electrónico osg@aachile.cl