Definición del puesto de servicio
El AYUDANTE EJECUTIVO DEL GERENTE GENERAL (Página S106 Manual de servicios) es responsable de garantizar el adecuado funcionamiento, seguridad y conservación de las instalaciones físicas, asegurando que los espacios de trabajo se encuentren en condiciones óptimas para el desarrollo de las actividades administrativas y de servicio en conjunto con la gerencia.
Dentro de sus responsabilidades se incluye la coordinación de tareas logísticas, reparaciones, compras menores y la supervisión de servicios de apoyo relacionados con la infraestructura.
Cabe señalar que este puesto de servicio constituye un apoyo directo a Gerencia. En caso de que eventualmente no hubiera un servidor designado para estas funciones, dichas responsabilidades deberán ser asumidas por la Gerencia.
Mantención general y logística
Coordinar y supervisar labores de mantención preventiva y correctiva de las instalaciones, tanto con personal interno como externo.
Asegurar el buen estado de los espacios físicos, mobiliario, equipos eléctricos, sanitarios y de conectividad básica (internet, redes, iluminación, etc.).
Proponer mejoras en infraestructura y equipamiento que contribuyan al funcionamiento eficiente de la OSG.
Servicios de limpieza
Coordinar los servicios de limpieza internos o externos, según corresponda.
Informar al Comité de Servicios sobre el estado de higiene y solicitar recursos económicos cuando sea necesario, tramitando la autorización con la instancia correspondiente.
Gestión de llaves y accesos
Administrar y controlar las llaves de los distintos espacios de la OSG.
Mantener un registro actualizado de los responsables de cada juego de llaves, informando a Gerencia y al Comité de Servicios.
Reportar de inmediato cualquier irregularidad, extravío o situación que comprometa la seguridad de los accesos.
Compras menores y caja chica
Organizar y administrar una caja chica destinada a compras menores necesarias para la mantención.
Coordinar con el Comité de Finanzas la rendición de gastos y la reposición de fondos.
Comunicación e informes
Informar de manera oportuna, vía correo electrónico, a Gerencia y al Comité de Servicios sobre cualquier inconveniente o situación que requiera medidas preventivas o correctivas.
Elaborar un informe mensual de las actividades y gestiones realizadas, el cual será presentado al Comité de Servicios y posteriormente remitido a la Junta de Servicios Generales (JDSG) junto con los demás subcomités.
Gestión de reparaciones y/o nuevas implementaciones.
Coordinar y supervisar trabajos de reparación o instalación realizados por contratistas externos, asegurando el cumplimiento de plazos y estándares de calidad.
Evaluar y proponer alternativas de proveedores de servicios para optimizar costos y resultados.
Seguridad y prevención
Supervisar el cumplimiento de normas básicas de seguridad (eléctrica, sanitaria, contra incendios)
Sugerir mejoras relacionadas con prevención de riesgos y seguridad del personal y las instalaciones, informando vía
correo y en el informe mensual sobre estas emergencias.
Control de inventario
Mantener actualizado el inventario de herramientas, equipos e insumos destinados a la mantención de la OSG.
Informar oportunamente sobre las necesidades de reposición o adquisición de materiales para el buen funcionamiento
de la OSG.
Supervisar, en conjunto con Gerencia, la entrega de insumos y equipos utilizados en eventos (por ejemplo: parlantes, proyectores, entre otros), asegurando que se registre adecuadamente en el formato de acta destinado para dichos fines.
Apoyo logístico a actividades
Colaborar en la organización logística de eventos, reuniones o actividades que se desarrollen en la OSG, asegurando la disponibilidad y buen estado de los espacios y recursos necesarios.
Distribución oportuna de los pedidos de la literatura a través de un Registro de los pedidos y entregas.
Gestión del material defectuoso en las bodegas de la OSG y reportar oportunamente a la imprenta antes de su comercialización.
Elaborar notas de débito o crédito, según corresponda.
Informar al Comité de Literatura y finanzas de la JSG sobre cualquier anomalía detectada en el material disponible para la venta.
Correo institucional
El canal oficial de comunicación será el correo electrónico osg@aachile.cl